Brugervilkår og betingelser for tilmelding og deltagelse på Optimeet Messen København 2025, arrangeret af Optimeet, Jernbanevej 4A, 1. sal, 2800 Kgs. Lyngby, cvr. nr.: 32648207. (herefter ”arrangøren”, ”vi” ”vores” eller ”os”). Gennem den digitale eventplatform Goodiepack ApS, Kjellerupsgade 24, 9000 Aalborg, CVR-nummer 37197572.
Værneting
Denne aftale er underlagt og skal fortolkes i overensstemmelse med danskret. En hver tvist som måtte opstå i forbindelse med denne aftale og som ikke kan løses i al almindelighed, skal indbringes for Københavns byret.
1.0. Generelt
1.1. Optimeet Messen København er en lukket fagmesse, forbeholdt møde- og eventplanlæggere og alle der booker, arrangerer og tilrettelægger møder, events, kurser, konferencer m.m. Du skal derfor tilmelde dig Optimeet Messen København under den rette deltagerkategori.
1.2. Vi ønsker at gøre Optimeet Messen København til en god og positiv oplevelse for alle gæster og udstillere, både før, under og efter messen. Derfor har vi nedenfor anført en række betingelser/retningslinjer for at deltage. Betingelserne giver dig også mulighed for at se, hvordan vi bruger de data, du afgiver i forbindelse med din tilmelding. Samtidig opfylder vi således allerede gældende og kommende lovgivning om behandling af data.
1.3. Aftale om deltagelse indgås mellem dig og Arrangøren. Eventplatformen Goodiepack ApS tilbyder udelukkende digital eventplatform til brug for dette arrangement. Goodiepack påtager sig intet ansvar for arrangements indhold, eventuelle mangler eller lignende i forbindelse med afholdelsen eller manglende afholdelse, idet der henvises til Arrangøren.
1.4. Nærværende betingelser gælder for Optimeet Messen København 2025 og skal ved din tilmelding hertil være læst og accepteret.
2.0. Bekræftelse
2.1. Tilmelding til Optimeet Messen København 2025 er gratis og gældende, når du har modtaget en bekræftelse. Din tilmelding er bindende, og vi disponerer foredrag og aktiviteter i forventning om, at du kommer.
2.2. Vi gennemgår alle tilmeldinger og forbeholder os ret til at afvise personer, som på forespørgsel ikke kan sandsynliggøre, at de som en del af deres arbejde booker, arrangerer og/eller tilrettelægger møder, events, kurser, konferencer, er studerende eller leverandører med relevans for messen, eller lignende.
2.3. Når tilmeldingen er gennemført og vi har godkendt din tilmelding, modtager du via mail og evt. SMS-bekræftelse på, at du er tilmeldt Optimeet Messen København 2025.
I din bekræftelse finder du din personlige billet med QR-kode, som du bedes medbringe og vise ved ankomst til messen, da denne er adgangsgivende. Dette må ikke kopieres eller på anden måde forsøges anvendt flere gange med henblik på at skaffe flere personer adgang til samme messe.
3.0. Afmelding
3.1. Skulle du mod forventning blive forhindret, bedes du afmelde dig senest den 19. marts kl. 8.00. Afmelding kan ske via besked til arrangøren eller via link i din bekræftelse.
4.0. Markedsføring/Salg/Job
4.1. Under messen ønsker udstillerne IKKE at blive kontaktet af leverandører eller jobsøgende, hvorfor det ikke er tilladt at søge job hos udstillerne eller markedsføre/sælge produkter/ydelser over for udstillerne. Overtrædelse af dette forbud medfører øjeblikkelig bortvisning.
5.0. Flytning eller Aflysning, som er foretaget af arrangøren
5.1. Som Arrangør forbeholder vi os ret til at ændre og aflyse ” Optimeet Messen København”, hvis der enten ikke er tilstrækkeligt med antal tilmeldinger eller hvis andre forhold gør sig gældende se pkt. 5.2. I tilfælde heraf får du besked direkte på din oplyste e-mail.
5.2. Der kan desværre forekomme situationer, som gør det nødvendigt for Arrangøren at aflyse arrangementet, fx ved sygdom, vejrforhold, eller lignende forhold, som Arrangøren ikke på forhånd har kunnet forudse, og som gør gennemførslen af arrangementet uforholdsmæssigt vanskelig.
Arrangøren forbeholder sig også retten til evt. at ændre arrangementets dato, tidspunkt, afholdelsessted, og at foretage mindre ændringer i arrangementets indhold.
Såfremt der forekommer ændringer, vil Arrangøren så vidt muligt informere om disse ændringer og i så god tid som muligt.
Arrangøren kan ikke gøres ansvarlig for eventuelt tab hverken indirekte eller direkte i forbindelse med aflysninger og ændringer.
6.0. Persondatapolitik
6.1. Generelt
Ved accept af nærværende betingelser accepterer du, at vi behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med beskrivelsen i betingelserne.
Arrangøren er Dataansvarlig og håndterer dine personoplysninger i henhold til gældende lovgivning på området. Leverandør af eventsystemet Goodiepack Aps og leverandør af navneskilte samt ankomstscanning Ticketbutler ApS, er Databehandlere.
Det betyder, at ansvaret for behandling af dine personoplysninger ligger hos Arrangøren, og ved enhver henvendelse skal du henvende dig til Dataansvarlig med kontaktinformationer som angivet i punkt 8.1.
6.2. Formål og brug af Goodiepack eventplatform
Arrangøren benytter sig af eventsystemet Goodiepack til at administrere og håndtere tilmeldinger til messen, samt sende og give informationer via mails, sms og push-meddelser til deltagerne i forbindelse med Optimeet Messen København 2025. Ved tilmelding og anden brug af Goodiepack bliver dine indtastede oplysninger overført og gemt i Goodiepacks eventplatform. Arrangøren af Optimeet Messen København har adgang og brugsret til samtlige data, som gives i forbindelse med tilmeldingen.
6.2.1. Dit personlige Messe Site via Goodiepack
Som deltager får du adgang til dit eget personlige Messe Site, hvori du kan holde dig opdateret med program, praktisk information, evt. stille spørgsmål til oplægsholdere, modtage push-beskeder samt evt. integration med smartphonekalender.
I dit personlige Messe Site har du mulighed for at anvende en mødebooking funktion, hvor du kan booke møder med udstillerne.
Du kan ligeledes chatte med udstillerne og andre deltagere via dit personlige Messe Site. Ved anvendelse af mødebooking og chat funktion, accepterer du at dine kontakt oplysninger deles med de udstillere og deltagere du interagerer med.
6.2.2. Cookies
Goodiepacks tilmeldingsformular og de andre af arrangøren opgivne funktioner i Goodiepack Eventsystem anvender cookies, som er tekstfil til at genkende brugernes computer samt login, for at kunne håndtere de nødvendige services i forbindelse med formålet
6.3. Tilmelding
Du tilmelder dig Optimeet Messen København 2025 via Goodiepack tilmeldingssystem forud for eventen eller ved ankomst.
Arrangøren indhenter de personoplysninger, som du har indtastet i tilmeldingsformularen, som er nødvendige for at kunne give dig den service, som er forbundet med håndtering af din registrering og deltagelse, samt basisinformation og til statistisk brug. Disse er typisk almindelige personoplysninger som navn, titel, firma/organisation, e-mail mv.
7.0 Hvilke oplysninger behandler vi om dig
I enkelte tilfælde kan vi bede om indhentning af særlige oplysninger, eksempelvis som kosthensyn.
7.1.1. Ankomstregistrering og face recognition
Du bliver ved ankomst registreret gennem Ticketbutlers ankomstscanning ved scanning af din unikke QR-kode.
Derudover får du som deltager mulighed for at benytte dig af check-in med face recognition via systemet Noticket. Noticket er underleverandør til Ticketbutler, hvoraf der deles data som navn og e-mail, for at kunne invitere dig til brug af check-in med face recognition. Denne mulighed er ikke et krav for deltagelse, men en mulighed for dig som deltager at afprøve nyere teknologi. Vælger du at oprette dig via systemet Noticket, accepterer du at dele dine indtastede data med Noticket, der herefter er dataansvarlig for de data du har opgivet ved oprettelse.
7.1.2. Navneskilt og scanning af din personlige QR-kode
Dit navneskilt genereres med relevante deltagerinformationer og QR-kode via samarbejdspartneren Ticketbutler.
Ved ankomst til Optimeet Messen København får du udleveret dit navneskilt, som vil være markeret med den kategori under hvilken du har tilmeldt dig. Navneskiltet skal bæres synligt under hele besøget.
Din personlige QR-kode giver adgang til dine indtastede kontaktdata, som skal scannes i forbindelse med adgang til messen og de aktiviteter der foregår.
Lader du dit navneskilt scanne af f.eks. en udstiller, giver du samtykke til at udstilleren får adgang til dine indtastede kontaktdata, som kan benyttes i forbindelse med opfølgning efter messen – på samme måde, som hvis du havde udleveret dit visitkort. Arrangøren kan ikke holdes ansvarlig for den kommunikation, som måtte komme fra udstillerne som følge heraf. Eventuelle klager herfor skal derfor rettes direkte til den pågældende udstiller.
7.1.3. Digital garderobe
På messen kan du benytte dig af garderoben, der administreres via det digitale garderobesystem Keypitt ApS. Systemet benyttes ved oprettelse i Keypitts platform via link eller indtastning af telefonnummer, forud for messen eller på messen.
Ved oprettelse via Keypitts platform, har du aktivt skulle acceptere deres betingelser. Ved oprettelse i af din Keypass i Keypitt platformen, accepterer du at dele dine indtastede data med Keypitt, der herefter er dataansvarlig for de data du har opgivet ved oprettelse.
7.2. Fotografering og videooptagelser
Optimeet Messen København er en stor begivenhed, som mange – inklusive arrangøren – ønsker at dokumentere i form af foto og video. Der vil derfor være fotografer og filmhold til stede på messen. Det er op til den besøgende selv at sige fra over for disse fotografer og filmhold, hvis man ikke ønsker at blive fotograferet/filmet. I forbindelse med offentliggørelse af foto og video fra messen, følger Optimeet Messen København de regler, der findes i relevant lovgivning, herunder reglerne om situationsbilleder. Optimeet Messen København kan ikke holdes ansvarlig for andre mediers, interessenters og udstilleres offentliggørelser af foto og video fra messen.
8.0. Samtykke
Ved tilmelding til Optimeet Messen København tillader du, at Optimeet Messen København, Optimeet, Goodiepack Aps CVR-nummer 37197572 samt Ticketbutler ApS CVR-nummer 38404687 må sende e-post (f.eks, e-mails, sms, mms, notifikationer, push beskeder og widgets) samt kontakte dig telefonisk eller via post omkring relevante produktarter, kampagner, konkurrencer og markedsføring – også via apps, sociale medier, internet og andre digitale kanaler. Retsgrundlaget for behandlingen er Markedsføringsloven paragraf 4, stk. 1.
Formålet med ovennævnte indhentning af personoplysninger er dels, at vi kan tilbyde adgang til messen og dels for at optimere brugeroplevelsen samt foretage målrettet markedsføring. Retsgrundlaget for behandlingen er EU Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.
Ved tilmelding til Optimeet Messen København tillader du ligeledes at oplysninger kan overlades til eksterne samarbejdspartnere, der behandler oplysninger på vegne af Optimeet Messen København, associerede selskaber og Optimeet. Vi anvender eksterne samarbejdspartnere til blandt andet teknisk drift og systemer. Disse virksomheder er databehandlere og under vores instruks og behandler data, som vi er dataansvarlige for. Databehandlerne må ikke anvende oplysningerne til andet formål end opfyldelse af aftalen med os. Vi har indgået skriftlige databehandleraftaler med alle databehandlere, der behandler personoplysninger på vores vegne.
Bemærk: Du har ret til at tilbagetrække dit samtykke, og i tilfælde af at du ønsker dette, skal du henvende dig til Arrangøren, se pkt. 8.1.
8.1. De registreredes rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.
Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os ved at sende en anmodning.
Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
Ret til begrænsning af behandling
Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger.
Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
Anmodningen skal ske skriftligt (med underskrift) og indeholde dit navn, adresse, telefonnummer, og e-mailadresse. Du kan også kontakte Optimeet, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.
Anmodningen fremsendes til:
Optimeet
Jernbanevej 4, 1.sal
2800 Kgs. Lyngby
Att: Ole Sorang
Mail: [email protected]
Optimeet kan afvise anmodninger, der enten er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig teknisk indgriben (for eksempel at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller i situationer hvor den ønskede handling må anses for værende yderst kompliceret (for eksempel anmodninger om oplysninger, der udelukkende findes som sikkerhedskopier).
Endelig har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, og ret til at indbringe en klage for Datatilsynet, hvis du er utilfreds med vores behandling af en klage. (Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, tlf.: 33 19 32 00 eller via e-mail: [email protected])
Kontaktinformationer
OPTIMEET Messen
CVR-nummer: 32648207
Telefonnummer: +4570221173
www.optimeetmessen.dk
Opdateret: 20/11/2024 12:31